PERINTAH KERJA TERTULIS

A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja tertulis.

Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat, di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah lisan biasanya menuntut respon atau tindakan langsung sehingga muncul variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya bersifat tidak langsung. Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan menjadi:

(1)   Himbauan atau larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan membuang sampah;

(2)   Petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;

(3)   Peraturan, misalnya peraturan berlalulintas, peraturan waktu berkunjung;

(4)   Pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;

(5)   Undang-undang, misalnya undang-undang penyalahgunaan narkoba, undang-undang pendidikan.

B. Model-model Surat Berisi Perintah Kerja

Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekomis dan praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja
1.      Surat Perintah

Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai dilakukan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.

            Surat perintah terdiri atas:

(1)   Kepala Surat

(2)   Pembukaan

(3)   Isi Surat Perintah

(4)   Kaki Surat atau Bagian Akhir Surat

2.      Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat atau pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau peraturan perundang-undangan.

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditunjukkan kepada orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orang atau pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.

Surat edaran terdiri atas unsur-unsur.

(1)   Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.

(2)   No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.

(3)   Perkataan “Edaran” biasanya ditulis di tengah.

(4)   Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat.

(5)   Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat edara

3.    Surat Pengumuman

            Pengumuman berasal dari kata “umum”, mendapat konfiks “pe-an” dan bunyi sengau “ng”. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau oramg banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan. Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.

(1)   Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi, penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara (sound system).

(2)   Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang disampaikan melalui telegram, surat kawat, telek, surat kabar, majalah, papan pengumuman, dan lain-lain.

(3)   Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari instansi.

Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitauan tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan sesuai dengan pengumuman tersebut.

Surat pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, diantaranya:

(1)      Menyebarkannya sebagai surat edaran.

(2)      Memasangnya di papan-papan pengumuman.

(3)      Memasangnya di koran-koran sebagai iklan.

 

4.      Disposisi

Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa saran/tanggapan/instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.

Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi. Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa merupakan perintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang tersebut.

Disposisi dibedakan menjadi dua macam:

(1)   Disposisi langsung yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat.

(2)   Disposisi tidak langsung yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri (lembaran disposisi).